5-W Methode

Mit der 5-W Methode wird eine Verbesserungstechnik bezeichnet, mit der sich effektiv die wahren Ursachen eines Problems aufspüren lassen. Nach dieser Methode kommt man dem Grund eines Fehlers mit der sich fünfmal wiederholenden Frage „Warum?“ auf die Spur. Das führt dazu, dass das Problem in seiner komplexen Tiefe betrachtet wird und man sich nicht sofort mit der schnellsten und einfachsten Lösung zufrieden geben muss. Erfahrungswerte mit der 5-W Methode zeigen, dass mit dieser Vorgehensweise, der fünfmaligen Fragestellung „Warum?“, schon sehr tief zum Auslöser vorgedrungen wird. In Unternehmen fordern die Vorgesetzten beim Auftreten von Fehlern und Problemen zu Recht schnelle Lösungsvorschläge von den Mitarbeitern. Oft geraten die Mitarbeiter in solchen Situationen unter Zeitdruck. Dazu kommen fehlende Erfahrungen über den Einsatz systematischer Techniken zur Problemlösung. Darum bleibt nicht selten der eigentliche Verursacher des Problems bestehen, da lediglich die Symptome, nicht aber die wahren Ursachen beseitigt werden. Die logische Folge daraus ist, dass nach kurzer Zeit wiederholt ähnliche oder gleiche Fehler auftreten. Für langfristige Lösungen reicht die oberflächliche Beseitigung der Symptome aber nicht aus. Es ist notwendig bis zur Wurzel des Problems durchzudringen. Mit einem verständlichen Beispiel ist die 5-W-Methode am besten zu beschreiben. Gartenbesitzer, die Wert auf einen gepflegten Garten legen, müssen wucherndes Unkraut entfernen. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, muss das Unkraut aber richtig beseitigt werden. Wird nur die oberhalb des Beetes oder Rasens sichtbare Pflanze abgeschnitten, ist das Resultat von sehr kurzer Dauer, denn das Unkraut wächst schnell wieder nach. Um ein effektives Ergebnis zu erreichen, muss das Unkraut mitsamt der Wurzel vernichtet werden. Das heißt, man muss tief graben, um an die wirkliche Ursache zu kommen. Sinnbildlich ist das die Vorgehensweise der 5-W-Methode. Die Umsetzung ist denkbar einfach. Zu Beginn muss eine kurze Beschreibung der Problematik in Form einer Skizze, eines Fotos oder schriftlich vorliegen. Der Inhalt sollte folgendes enthalten: Was genau ist wo passiert? Wann kam es zu diesem Vorfall, wer sind die Beteiligten und von wem wurde das Problem aufgedeckt? Welche Auswirkungen hat der Vorfall derzeit oder später. Jetzt kann eine Analyse der Ursachen durchgeführt werden. Es wird solange „Warum?“ gefragt, bis man auf den Auslöser des Problems stößt. Auf jedes „Warum?“erfolgt ein Weiteres, so dringt man immer weiter vor. Nach erfolgreicher Ursachenforschung ist es an der Zeit, geeignete Maßnahmen zur Beseitigung der Angelegenheit auszuarbeiten und umzusetzen. Am wirkungsvollsten erweist sich dazu ein entsprechender Maßnahmeplan, je nach Fall mit Zeitleitlinie und der Vergabe von Verantwortlichkeiten. Ob das Ergebnis erfolgreich ist und die eingeleiteten Maßnahmen die gewünschte Wirkung zeigen, lässt sich leicht kontrollieren. Das Problem sollte im günstigsten Fall nicht mehr existieren. Bei regelmäßig vorkommenden Maßnahmen ist eine stetige Kontrolle sinnvoll. Für die Umsetzung der 5-W-Methode müssen grundsätzliche Regeln beachtet werden. Es zählen nur Fakten. Reine Annahmen über die Vorgänge, die zur Entstehung der Problematik führten, sollten keinen Einfluss haben, denn dadurch kommt man oft zu den falschen Schlussfolgerungen. Die „Warum?“- Fragestellung immer weiterführen, bis sich die Ursache herausfiltert. Niemals zu früh abbrechen. Die 5-W-Methode ist eine sehr wirkungsvolle Problemlösungstechnik, die allerdings einen Nachteil hat. Das es oft mehrere Gründe für ein Problem oder einen Fehler gibt und die Methode aber nur auf eine Ursache zielt, muss man sich bei der Fragestellung früher oder später entscheiden, welchen Weg man folgen will.

„Zum Vorwärtskommen gehört Unangenehmes: Wenn du höher hinaus willst als die große Menge, so mache dich zum Leiden bereit.“ Carl Hilty

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© Stephan R. Luedtke